World of Wonder

Business performance management geeft je onderneming een boost

Business performance management gedefinieerd

Business performance management (BPM) wordt als term gebruikt om te verwijzen naar een lijst van management- en analytische processen die het management van een organisatie of een bedrijf in staat moeten stellen om een of meerdere vooropgestelde doelen te bereiken. De BPM processen gaan de prestaties en processen van het desbetreffende orgaan met behulp van zogenaamde KPI’s of key performance indicators onder de loep nemen en meten. Mogelijke KPI’s zijn bijvoorbeeld de inkomsten, de winst, de operationele kosten,… . Vaak worden ook corporate performance management (CPM) en enterprise performance management als  synoniemen voor business performance management gebruikt. Aangezien BPM  ook mij als ondernemer al grote diensten heeft bewezen, vond ik het tijd om ook aan dit onderwerp een blogartikel te wijden.

Business performance management door de tijden heen

Het business performance management model zien we voor de eerste maal opduiken in een non-business omgeving en meer bepaald in het boek ‘The Art of War’, de kunst van de oorlogsvoering, van Sun Tzu. Sun Tzu beweert dat een oorlog enkel kan gewonnen worden als men een volledige kennis heeft van de sterktes en zwakheden van zowel de tegenstander als van het eigen leger. Beschikt men niet over deze kennis dan kan dit in een verlies resulteren. De parallellen met een businessomgeving zijn waarschijnlijk wel duidelijk:

  • Het vergaren van data: Binnen de oorlogsvoering zowel van de tegenstander als van jezelf. In het bedrijfsleven zowel interne als externe informatie.
  • Het analyseren van de vergaarde data. Het ontdekken en vaststellen van bepaalde patronen en de eigenlijke betekenis van de data juist interpreteren.
  • De vergaarde informatie op de correcte wijze gebruiken om een toekomstige beleidslijn en processen uit te stippelen.

Voor de informatisering van onze wereld begon, steunde business performance management op het manueel  en tijdrovend verzamelen van data. Bedrijven beschikten ook niet over computers of software om de data te analyseren en beslissingen op gebied van business performance management werden dan ook vaak intuïtief genomen. Toen de informatisering eindelijk zijn intrede begon te maken, was het toch nog wachten tot eind jaren 80-begin jaren 90 voor men op een betrouwbare en snelle wijze data kon vergaren en analyseren.  Business performance management steunt dezer dagen op immense hoeveelheden data en informatie die in een mum van tijd kunnen geanalyseerd en verwerkt worden.

De verhoogde behoeftes, de automatisering en de evolutie van technologie en IT hebben ervoor gezorgd dat er een immense verzameling aan data beschikbaar is. Dankzij de huidige technologie van data warehouses zijn we nu in staat om al deze data in archieven en online opslagplaatsen op te slaan. Processen die de database ondersteunen en ook applicatie-integratietools zorgen er bovendien voor dat al deze data ook op de gepaste momenten wordt verzameld. Tot slot zijn er nog tal van andere tools en applicaties die business management performance mogelijk en accuraat maken en die we kunnen onderverdelen in categorieën zoals Olap (online analytical processing), dashboards, scorecards, data warehouses, document warehouses, DM (data mining), BPO (business performance optimisation), EPM (enterprise performance management),…

Definieer duidelijke doelstellingen

Definieer duidelijke doelstellingen

De verschillende business performance management activiteiten onder de loep

Als we het over business performance management hebben, dan kunnen we over het algemeen drie hoofdactiviteiten onderscheiden. Allereerst is er het uitkiezen van de doelstellingen. Welke doelstellingen stellen we als bedrijf? De selectie van deze doelstellingen is van uitermate cruciaal belang omdat zij immers de basis van het business performance management vormen. Na het vaststellen van de doelstellingen moet er relevante informatie worden verzameld waarmee de doelstellingen en de vooruitgang kunnen worden gemeten. Een doelstelling voorop stellen die onmeetbaar is, levert geen meerwaarde. Tot slot is business performance management slechts succesvol en nuttig als managers de opgeleverde informatie ook degelijk gaan gebruiken om de toekomstige bedrijfsprocessen en –procedures te optimaliseren om toekomstgericht nieuwe doelstellingen te behalen.

Hoewel we deze drie activiteiten in een soort van periodieke volgorde plaatsen, zullen deze drie activiteiten in realiteit vaak synchroon of op zijn minst overlappend plaatsvinden. Tussenkomsten van managers beïnvloeden namelijk de keuze van de doelstellingen en het monitoren van de vergaarde informatie en de activiteiten die door een organisatie of bedrijf worden ondernomen.

Omdat de business performance management activiteiten vaak het verzamelen en rapporteren van grote datavolumes inhouden, gaan softwareproducenten, en zeker de producenten die actief zijn op de business intelligence markt, producten ontwikkelen die bedoeld zijn om de business performance management processen te ondersteunen. Het gevolg is daardoor wel dat business performance management maar al te vaak onterecht als een activiteit wordt beschouwd die louter en alleen via software meetbaar is. Vele definities gaan software ook als een cruciaal onderdeel van business performance management vermelden. Software en in de ruimere zin IT mogen dan wel technologische hulpmiddelen zijn die vooral het meten heel wat eenvoudiger maken, toch doet men voor de interpretatie en zelfs voor het meten nog steeds op heel wat manuele activiteiten beroep.

KPI's: de ziel van BPM

KPI’s: de ziel van BPM

KPI’s: de basis en de ziel van Business Performance Management

Hoewel de keuze van grafieken en andere grafische elementen een belangrijke bijdrage kunnen vormen in de voorstelling en analyse van de business performance management resultaten ligt de eigenlijke basis van de voorstelling en van het BPM model bij de key performance indicators, ook wel kritieke prestatie-indicatoren genoemd. Het zijn variabele indicatoren waarmee de prestaties van een bedrijf kunnen geanalyseerd worden. Ze meten de zakelijke gezondheid van een bedrijf en zien erop toe dat iedereen binnen het bedrijf dezelfde doelstellingen en strategieën ambieert. Ze zijn ook cruciaal als het op bedrijfstandardisatie, samenwerking en coördinatie aankomt.

Het kiezen en definiëren van KPI’s is niet zo eenvoudig als het klinkt. Als u binnen de huidige markt opteert voor het uitvoeren van een business performance management model dan zult u een aantal KPI’s, 10 tot 20 afhankelijk van de doelen die u wilt bereiken, moeten kiezen uit een aanbod van honderden en misschien zelfs duizenden mogelijke KPI’s. Hierbij worden best enkele vitale vragen gesteld:

  • Hoe gaat u KPI’s van normale data analyses onderscheiden?
  • Hoe bent u zeker dat de gekozen KPI’s ook op kritieke prestatie-indicatoren betrekking hebben?
  • Hoe gaat u ervoor zorgen dat de analyse van de data tot globale bedrijfsverbeteringen gaat leiden en zich niet gaat beperken tot lokale verbeteringen of verbeteringen binnen bepaalde afdelingen van het bedrijf?
  • Hoe staan korte- en langetermijndoelstellingen in balans?
  • Beschikt u over voldoende informatie en data om de gekozen KPI’s ook meetbaar te maken?

Het mag dus duidelijk zijn dat de keuze van KPI’s binnen het business performance management een uitermate belangrijke rol speelt. In management literatuur valt immers overal te lezen dat wat gemeten wordt ook beheerd wordt en dat wat niet gemeten wordt, weinig of geen aandacht verdient. Bijgevolg is het van kritiek belang dat de KPI’s die activiteiten en processen meten die de gezondheid van een bedrijf bepalen en dat ze ruim genoeg denken en analyseren. Het kiezen van de foute KPI’s kan resulteren in tegengesteld en contraproductief gedrag en slechte resultaten. Het succes van business performance management valt of staat dus met het kiezen van de juiste KPI’s. 

Langetermijnvisie met meetbare resultaten

Langetermijnvisie met meetbare resultaten

De talrijke voordelen van het business performance management model

Bedrijven en organisaties over de ganse wereld doen een beroep op business performance management of ook wel corporate performance management genoemd om de prestaties van hun werknemers, teams en processen onder de loep te nemen en waar mogelijk te verbeteren. De keuze voor het business performance management model is een logische keuze als we even bij de vier belangrijkste voordelen stil blijven staan.

Business performance management richt zich vooral op resultaten in plaats van op gedragingen en activiteiten. Een algemene misvatting bij heel wat managers is dat gedragingen en activiteiten hetzelfde zijn als resultaten. Het zou dus kunnen dat een werknemer altijd heel druk bezig lijkt, maar toch weinig of niets bijdraagt aan de eigenlijke doelen van het bedrijf. Een manager die enkel naar het gedrag en de activiteiten van zijn werknemer kijkt, zal daarom denken dat de werknemer zeer toegewijd is en zal hem of haar ook op gepaste wijze belonen. Onterecht dus.

Business performance management gaat de activiteiten en processen van het bedrijf op de objectieven afstemmen. Het proces gaat allereerst de doelstellingen van een bedrijf indentificeren, de resultaten die nodig zijn om de doelstellingen te behalen bepalen, de efficiëntie om de doelstellingen te behalen meten en tot slot ook de middelen die nodig zijn om de doelstellingen te behalen vastleggen. Deze lijst van metingen is nodig om op een efficiënte wijze tot duidelijke resultaten te komen. Resultaten die een meerwaarde bieden voor het bedrijf.

Business performance management gaat ten derde ook een langetermijnvisie voor het bedrijf opstellen. Hierbij is het belangrijk dat wederom naar de resultaten en de meetbare elementen wordt gekeken. Wordt dit niet gedaan dan zullen de inspanningen op een sisser uitlopen en zullen de gevolgen van het business performance management project nefast zijn. Zo kan het laten afvloeien van personeel op korte termijn heel wat geld vrijmaken, maar kan het op langere termijn tot een verlaagde productiviteit en dus verlies leiden.

Een 4de groot voordeel van business performance management is dat dit onderzoek tot enkel nuttige metingen zal leiden. Zo kunnen de meetresultaten op verschillende gebieden een gunstige invloed uitoefenen. Ze zijn bruikbaar op gebied van benchmarking en het bepalen van beleidslijnen in vergelijking met andere bedrijven. Ze vormen ook een stevige basis voor interne veranderingen. En tot slot weerspiegelen de meetresultaten ook de verbeteringen door het trainen van de werknemers, de verdere ontwikkeling van het management, de groeiende productiviteit door kwaliteitsinjecties,… en verzekeren ze het loon-naar-werk principe. Iedereen wordt immers op gelijke basis en volgens dezelfde maatstaven behandeld en beoordeeld.

Naast deze vier grote voordelen zijn er nog tal van andere nevenvoordelen die mee in de kaart van het business performance management model spelen:

  • BPM gaat u verantwoordelijk houden voor uw eigen bedrijf. U wordt op een beredeneerde en analytische wijze met de tekortkomingen van uw bedrijf geconfronteerd. Het is vaak moeilijk om de hand in eigen boezem te steken en eigen fouten toe te geven. BPM gaat de bedrijfsleider hierbij helpen en meteen ook oplossingen voorschotelen.
  • Business performance management vermijden dat een manager de persoonlijke toer opgaar. Via BPM wordt er op de gedragingen en de resultaten gefocust en niet op de persoonlijkheid van een bepaalde werknemer.
  • Dit model helpt de ondernemer ook om zijn toekomstvisie naar waarde te schatten. Zijn mijn plannen voor de toekomst aan de hand van de resultaten van business performance management wel realistisch? Meetbare resultaten bieden hier een antwoord op.
  • BPM gaat een gelijkwaardige en faire behandeling van alle werknemers hoog in het vaandel dragen. Loonsverhogingen en bonussen worden immers op meetbare resultaten gebaseerd.
  • De algemene werking van een bedrijf zal door BPM ook beter verlopen aangezien de doelstellingen en de resultaten op elkaar afgestemd zijn.
  • Het toepassen van business performance management gaat ook de communicatie, de feedback en de dialoog over de bedrijfsdoelstellingen vereenvoudigen. Bovendien zal het ook de communicatie en de relatie tussen baas en werknemer positief beïnvloeden.
  • De continue focus op analyses en resultaten zal ook verschillende mythes zoals “leren betekent resultaat” en “jobtevredenheid zorgt voor productiviteit” uit de wereld helpen.
  • Prestatiebeoordelingen gaan zich door middel van business performance management ook toeleggen op de bijdrage van de desbetreffende werknemer aan de doelstellingen van het bedrijf. Bijvoorbeeld: “Aan welke bedrijfsdoelstelling hebt u bijgedragen en hoe heeft u dat precies gedaan?” Werknemers gaan zich hierdoor ook bewust worden van de doelstellingen die voor het bedrijf primeren en van de taken die ze kunnen uitvoeren om deze doelstellingen mee te helpen bereiken.
  • Door het business performance management toe te passen wordt de nadruk gelegd op de continue verbetering van de prestaties. Prestaties en het meten ervan zijn geen momentopname, maar zijn een doorlopend proces dat op continue basis geanalyseerd en geëvalueerd wordt.
  • Ook de behoeften van de klant krijgen via business performance management meer aandacht. Niet alleen het bedrijf zelf, maar ook zijn klanten halen daarom voordeel uit dit modelonderzoek.

 

Leave a Reply

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.